+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как организовать делопроизводство с нуля в маленькой организации

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования. Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот и делопроизводство в госсекторе

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами.

Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства — общий отдел, канцелярия, управление делами и др.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Под системой делопроизводства мы понимаем совокупность организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации создание документов , получение или отправку документов, их обработку, хранение и использование.

Делопроизводство — это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах. Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек установленный нормативными актами срок их хранения. И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным правилам, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ и чтобы этот документ мог быть использован как правовое основание для принятия управленческих решений, как доказательство в суде или с иной целью.

По определению, зафиксированному в п. Управление документами. Документирование деятельности организации создание документов — деятельность, которой в той или иной степени заняты практически все работники организации. Организация работы с документами обработка документов, их хранение, использование — это виды деятельности, которые выполняются специализированным подразделением организации или, если организация небольшая, — работником документоведом, делопроизводителем , выполняющим функции организатора работы с документами или управляющего документами.

Обратите внимание. Говорить о том, что в организации существует система делопроизводства, можно, на наш взгляд, в том случае, если:. Если говорить об организации делопроизводства как о последовательности действий, которые должны быть выполнены в организации, то первый шаг — это создание отдельного подразделения назовем его отделом делопроизводства или, при небольшом объеме документооборота, назначение работника, в обязанности которого будет входить организация работы с документами.

В небольшой организации это может быть секретарь руководителя, на которого кроме функций информационного, документационного и организационно-технического обслуживания руководителя возложены функции организации работы с документами.

Создание специализированного делопроизводственного подразделения — отдела делопроизводства — сопровождается рядом последовательных действий. Положение об отделе делопроизводства определяет статус этого подразделения его правовое положение , задачи, функции, права, ответственность, а также характер взаимоотношений с другими подразделениями.

Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом их квалификации, технологии выполнения делопроизводственных работ и их объема. Обязательным условием успешной работы с документами является назначение работников, в обязанности которых входит ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Не каждое структурное подразделение организации может претендовать на то, чтобы иметь работника, который будет заниматься только ведением делопроизводства секретаря или делопроизводителя. Если численность подразделения небольшая, объем документов также невелик, ведение делопроизводства структурного подразделения может быть поручено одному из работников подразделения, как правило, занимающему самую младшую должность специалиста, который будет выполнять обязанности по ведению делопроизводства наряду с выполнением обязанностей по своей должности.

Назначение работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляется приказом руководителя организации. Инструкция по ДОУ является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение.

В Инструкции по ДОУ должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем организации и является обязательной для всех работников. В настоящее время единственным методическим документом, определяющим порядок разработки Инструкции по ДОУ, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены приказом Росархива от Методические рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти, тем не менее, этот документ могут использовать иные органы власти, государственные и негосударственные организации, но с соответствующей корректировкой.

Несмотря на наличие Методических рекомендаций, разработчику инструкции необходимо проделать большую предварительную работу для выбора конкретной конфигурации системы делопроизводства, отражающей особенности работы с документами именно в данной организации.

Разработка Инструкции по ДОУ — это задача отдела делопроизводства сотрудника, отвечающего за работу с документами. Цель разработки Инструкции по ДОУ — установить технологию работы с документами в организации. Содержание инструкции можно представить в виде следующих основных разделов:. При разработке Инструкции по ДОУ необходимо основываться на положениях законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих документационное обеспечение и архивное дело, на положениях учредительных документов организации, в частности устава или положения именно в этих документах определяется компетенция руководства, закрепляется право руководителя издавать определенные документы , выявить и проанализировать комплекс нормативных правовых актов, распорядительных документов, посвященных различным вопросам управленческой деятельности и организации работы с документами например, приказ организации о распределении обязанностей между руководством или о делегировании права подписи, приказ о порядке учета, хранения и уничтожения бланков, печатей и штампов организации и др.

Выявление данного комплекса документов необходимо не только для анализа тех норм и правил в работе с документами, которые уже установлены в организации, но и для того, чтобы после утверждения инструкции а часть положений из этих документов может войти в Инструкцию по ДОУ можно было издать приказ о признании каких-то из этих документов утратившими силу.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел необходима для качественного формирования документального фонда организации. Документальный фонд организации составляют документы, образовавшиеся в ее деятельности, как созданные в организации, так и поступившие из других организаций. Номенклатура дел позволяет формировать документы в дела таким образом, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять эффективный поиск документов, если возникает потребность в их использовании.

Кроме того, номенклатура дел выполняет еще одну важнейшую функцию — устанавливает сроки хранения документов. В разработке номенклатуры дел кроме отдела делопроизводства принимают участие все структурные подразделения организации.

Точнее сказать, сначала структурные подразделения организации разрабатывают номенклатуры дел подразделений, затем отдел делопроизводства формирует так называемую сводную номенклатуру дел, то есть номенклатуру дел организации. Номенклатуру дел лучше вводить в действие с 1 января наступившего года, поскольку делопроизводство в организациях ведется по годам.

Номенклатура дел является основой для систематизации документов и организации их последующего хранения до передачи в архив организации или уничтожения по истечении установленных сроков хранения.

Обратите внимание! Инструкция по ДОУ и номенклатура дел организации — это тот комплекс нормативных документов, который необходим для организации делопроизводства. Данные документы должны быть в любой организации, независимо от характера и содержания ее деятельности. Регистрация Забыл пароль Запомнить. Размещение рекламы. Обмен документами. Правила форума Список пользователей Фотогалерея Найти темы без ответов.

Статистика форума:. Посмотреть все. Проверьте знания. Вы можете выбрать другой город для информера. Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.

Расширенный поиск. Определимся с терминами Под системой делопроизводства мы понимаем совокупность организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации создание документов , получение или отправку документов, их обработку, хранение и использование. Организация делопроизводства Если говорить об организации делопроизводства как о последовательности действий, которые должны быть выполнены в организации, то первый шаг — это создание отдельного подразделения назовем его отделом делопроизводства или, при небольшом объеме документооборота, назначение работника, в обязанности которого будет входить организация работы с документами.

Наш совет. Поскольку разработка Инструкции по ДОУ — это достаточно сложная задача, и с первого раза может не получиться удовлетворительного со всех точек зрения варианта Инструкции, можно рекомендовать сначала разработать и утвердить временную Инструкцию по ДОУ. Работа с временной Инструкцией позволит проверить ее положения, выявить слабые места, и после соответствующей доработки Инструкция по ДОУ может быть утверждена уже как постоянная. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта :. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Евгений Сажин В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности: управленческую планирование, регулирование, контроль и др. Каждая организация осуществляет информационный обмен с другими организациями, получая различные документы деловые письма, договоры, протоколы, акты и др.

Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства. Внимание Назначение ответственного за кадровую работу В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования.

Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления.

Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами. Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов.

Существуют документы обязательные предусмотренные Трудовым кодексом и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:. Получать новые комментарии по электронной почте. Вы можете подписаться без комментирования. Оставить комментарий. Купить гражданство ЕС, и или получить справку резидента страны ЕС.

Нерезидентам Украины можно год ездить по временному ввозу, чем не лазейка? Гражданство от евро. Спасибо Вам за информацию, очень полезная информация. Всё правильно и чётко сказали. Rus-asics интернет-журнал для собственников. Главная Меню Коммерческое право Трудовое право Семейное право Хозяйственное право Уголовно-процессуальное право Земельное право Гражданское процессуальное право Уголовное право Административное право Задать вопрос.

Как организовать делопроизводство с нуля в маленькой организации

Помимо этого система позволяет документально зафиксировать все движения в коллективе, будь то: Учет отработанного стажа помогает нанимателю в определении числа дней отпуска, которое полагается каждому из работников. Ведение табеля учета рабочего времени позволяет четко контролировать нахождение персонала на рабочих местах и верно начислять зарплату. Утвержденные ЛНА компании регламентируют правила поведения на предприятии, режим труда и отдыха, даты денежных выплат и дополнительные преференции для коллектива по сравнению с нормами законодательства. Кадровое делопроизводство с нуля пошагово Ведение кадрового делопроизводства с нуля на практике вызывает множество вопросов не только у новичков кадрового дела, но и у бывалых специалистов. Прежде всего сомнение вызывает очередность выпуска документов.

Как организовать делопроизводство с нуля в маленькой организации. Любые кадровые процедуры требуют грамотного документального оформления.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019

Построение системы кадрового делопроизводство с нуля должно производиться в строгом соответствии с трудовым законодательством. Читайте о том, с чего начать работу кадровика и как восстановить кадровое делопроизводство. С чего начать построение системы кадрового документооборота - актуальный вопрос для вновь созданных компаний. Несмотря на то, что организациям по сути не оставлено выбора вести учет или нет, он остается очень удобным инструментом контроля персонала на всех этапах его работы. Законодательство лишь унифицирует форму его функционирования и определяет нормы, которые должен выполнять не только работник, но и работодатель. Кадровый учет прежде всего помогает понять, кто работает в компании, определить численность персонала , расходы компании на заработную плату. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Кадровое делопроизводство: способы организации и важные документы

Существуют документы обязательные предусмотренные Трудовым кодексом и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:. Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас.

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования. Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства — общий отдел, канцелярия, управление делами и др.

Любые кадровые процедуры требуют грамотного документального оформления. Кадровое делопроизводство является отражением соблюдения трудового законодательства. Согласно ч. Некоторые маленькие организации предпочитают доверять кадровую работу бухгалтеру. Разрабатывать документы может только работодатель.

Как организовать делопроизводство с нуля в маленькой организации. Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля.

Любые кадровые процедуры требуют грамотного документального оформления. Кадровое делопроизводство является отражением соблюдения трудового законодательства. Согласно ч. Некоторые маленькие организации предпочитают доверять кадровую работу бухгалтеру.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Кадровое делопроизводство
Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. stinarearat1981

    Спасибо Вам , за своевременную инфор. Лайк .

  2. aplalrere

    Нет уж избавьте, 5 минут этого бреда достаточно, дальше да же смотреть не хочется. Такая значит форма общения полиции предусмотрена в ПРАВОВОМ государстве? Вы бы хоть ссылки давали что ли на нормы права регламентирующие порядок обращения, проверки документов,доставления,задержания и прочих процессуальных мер. Ах,да ведь ст.2 то Конституции РФ, где говорится,что Человек,его права и свободы являются высшей ценностью, у нас видимо так,формально написана. КОАП РФ и УПК РФ ведь у нас то же «филькины грамоты походу. Ну подумаешь подошли к тебе просто так три сотрудника и потребовали предъявить паспорт в нарушении п.1 ч.1 ст. 13 ФЗ №3, только потому что где то поблизости совершено преступление,ну доставили тебя в нарушении ч.1 ст.27.2 КоАП РФ, ну задержали на 3 часа,а потом еще продлили до 48 часов в порядке ч.2 ст.27.5 КоАП РФ, потому что нет у тебя паспорта при себе,ну это ведь ничего правда же? Главное ничего не снимать на телефон, что бы не народом не рассердить сотрудников полиции,они обязательно во всем разберутся и отпустят.