+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Кадровые документы в электронном виде

Потребность в переводе кадрового документооборота из бумажного в электронный вид назрела давно, потому что развитие кадрового ЭДО выгодно как работникам, так и работодателям:. В году при Минтруде России была создана рабочая группа по внедрению в законодательство системы электронного кадрового документооборота. Группа анализирует перспективы цифровых кадровых документов и вырабатывает предложения законодательного характера по переходу на оформление документов, связанных с трудовыми отношениями, в электронной форме. Члены рабочей группы не только обсуждают пилотные проекты, но и участвуют в них, например тестируют технические решения для обмена электронными кадровыми документами между работодателями и госструктурами и опробуют проведение проверок в электронном виде без участия кадровика и инспектора. В ходе эксперимента обнаружилась проблема — при утрате электронного документа из корпоративной информационной системы работнику затруднительно восстановить свои права. Это означает, что для массового перехода на безбумажный формат работы в первую очередь нужно обеспечить дублирование информации о работе в государственной информационной системе.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Если не в личном деле, то где хранить документы по работнику? – Елена А. Пономарева

Кадровые документы: переводим в электронный вид

Разве это новая идея? Законопроект об использовании электронных документов при оформлении трудовых отношений был разработан Минэкономразвития России ещё в году. Внедрение безбумажного взаимодействия могло бы устранить эту неэффективность. Предполагалось, что электронную подпись на кадровых документах можно будет использовать при выполнении следующих условий: принят локальный нормативный акт работодателя, определяющий порядок использования электронной подписи; работник письменно ознакомлен с данным локальным нормативным актом; работодатель принял организационно-технические меры для использования электронной подписи установил порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов и обеспечил целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью.

При этом в законопроекте за работниками сохранялось право отказа от использования электронной подписи ЭЦП , а также был ограничен перечень документов, подписываемых ЭЦП, с целью защиты прав сотрудников.

Правила его проведения регламентированы Приказом от В нем, в частности, сказано, что новые правила работы опробуют на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

Среди их задач было: опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде; оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации; выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. По информации Минтруда от Вот на какие проблемы указал бизнес: Высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи. Предполагается, что электронный документооборот потребует ежегодно приобретать минимум 1 цифровую подпись.

Это позволяет сэкономить время, облегчить поиск документов, выстроить эффективные взаимоотношения с работниками. Однако, к сожалению, пока еще не представляется возможным перевести абсолютно все документы, связанные с трудовыми отношениями, в электронный вид, хотя многие компании активно используют электронный документооборот и для автоматизации работы с кадровой документацией. Трудовой договор в электронном виде Трудовой кодекс РФ в настоящее время разрешает использовать трудовой договор при организации дистанционной работы.

Это связано с тем, что, работая удаленно, работник не может подписать трудовой договор лично. Напомним, что согласно ст. В соответствии со ст. Таким образом, условием заключения трудового договора дистанционно является наличие усиленных квалифицированных электронных подписей сторон трудового договора.

Преимуществом трудового договора в электронной форме является то, что законодательство приравнивает его к бумажному документу с собственноручной подписью ч.

Однако работодатель не может перевести все имеющиеся у него договоры в электронный вид, поскольку это не предусмотрено ТК РФ.

Приведем пример трудового договора о дистанционной работе. Общие положения 1. Работник выполняет трудовую функцию вне места расположения Работодателя дистанционно.

Рабочее место Работника располагается по адресу: Московская область, г. Климовск, ул. Строителей, д. Работа по настоящему трудовому договору является для Работника основной. Стороны договорились не вносить запись о дистанционной работе в трудовую книжку работника. Работодатель направляет работнику документы для исполнения работы по электронной почте.

Рабочее время и время отдыха 2. Работнику устанавливается нормальная продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю. Работодатель вправе привлекать Работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, а также к сверхурочной работе в порядке и на условиях, установленных трудовым законодательством РФ.

Работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Условия оплаты труда 3. Заработная плата Работника в соответствии с действующей у Работодателя системой оплаты труда состоит из должностного оклада. Заработная плата выплачивается Работнику не реже чем каждые полмесяца го числа текущего месяца — за первую половину месяца и 5-го числа месяца, следующего за отработанным, — окончательный расчет за отработанный месяц.

При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем заработная плата выплачивается накануне этого дня. Оплата отпуска производится не позднее чем за 3 дня до его начала.

Изменение и прекращение трудового договора 4. Изменение определенных Сторонами условий трудового договора осуществляется путем обмена электронными документами. Настоящий трудовой договор может быть прекращен по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. Настоящий трудовой договор заключен путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

О получении экземпляра трудового договора на руки Работник информирует работодателя электронными документами с электронной цифровой подписью в течение 2 двух рабочих дней включая день получения оформленного на бумажном носителе экземпляра.

Реквизиты и подписи сторон Еще одну проблему, связанную с судебной практикой, выделяет Я. Дело в том, что в судебной практике вопрос использования электронных документов в качестве доказательств по делу, прежде всего сообщений электронной почты, имеет неоднозначное решение: несмотря на упоминание электронной формы письменных доказательств ч.

Не закреплен там и механизм подтверждения подлинности электронных документов, что ведет к многочисленным проблемам. Однако первичные документы можно смело составлять в электронном виде. Электронные первичные документы В соответствии с Федеральным законом от Вместе с тем обязательным является соблюдение требований о наличии обязательных реквизитов первичных документов.

К ним в соответствии с п. Наименование документа. Наименование экономического субъекта, составившего документ. Содержание факта хозяйственной жизни. Величина натурального и или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения.

Наименование должности лица лиц , совершившего совершивших сделку, операцию и ответственного ответственных за оформление, либо наименование должности лица лиц , ответственного ответственных за оформление свершившегося события. Подписи лиц. Таким образом, в организации возможно использовать в электронном виде такие утвержденные первичные документы, как приказы по личному составу; акты приемки-передачи услуг, выполненных по гражданско-правовым договорам.

Положительным аспектом использования первичных документов в электронном виде является возможность внесения в них изменений в соответствии со спецификой работы организации. Однако применение самостоятельно разработанных электронных форм первичных документов имеет и свои минусы.

Многие нормативно-правовые акты, содержащие нормы трудового права, до сих пор закрепляют возможность использования только бумажных документов.

Например, в абз. Ведь со всеми записями, вносимыми в трудовую книжку, необходимо ознакомить работника под подпись в личной карточке, в которой повторяется запись, сделанная в трудовой книжке п.

Если карточки на бумажном носителе не будет, то эти условия не будут выполнены, что может квалифицироваться как нарушение законодательства о труде. На заметку! На практике личную карточку можно вести и в электронном виде. Но наличие ее бумажного варианта со всеми необходимыми подписями обязательно. Электронные документы, связанные с работой Статья 65 ТК РФ предусматривает предъявление документов, связанных с работой, работником лично.

Таким образом, по общему правилу документы, связанные с работой, предъявляются работником лично. Однако из этого правила есть исключения: в случае заключения договора об организации дистанционной работы работник с работодателем могут обмениваться электронными документами ст.

Основной проблемой является то, что в этом случае часть документов работника у работодателя будет в электронном виде, а часть — на бумажных носителях, что затруднит поиск и хранение документов, связанных с трудовой деятельностью работника. Полезно знать! Трудовая книжка Ни ТК РФ, ни Правила ведения и хранения трудовых книжек не предполагают ведение трудовой книжки в электронном виде. Данный документ ведется только на бумажных носителях. В этой связи дистанционная работа также имеет свои особенности.

В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе. При отсутствии указанного соглашения дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением ч.

Таким образом, трудовое законодательство фактически не предусматривает возможности электронного документооборота трудовых книжек или заменяющих их документов.

Сведения персонифицированного учета Сведения персонифицированного учета могут представляться в Пенсионный фонд как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме. Ежеквартально не позднее го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, страхователи обязаны представлять такие сведения в территориальное отделение Пенсионного фонда п. Сдать их можно как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений.

Кроме того, в электронном виде могут предоставляться сведения о дополнительных страховых взносах, уплачиваемых работодателями. Страхователь не позднее 20 дней со дня окончания квартала представляет в органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, предусмотренные ч. Указанные сведения также могут быть представлены в форме электронного документа.

Обязательный порядок предоставления этих электронных документов предусмотрен для работодателей с численностью более 50 работников. Таким образом, в части персонифицированной отчетности и иной отчетности для Пенсионного фонда предусмотрен порядок предоставления электронных документов в зависимости от количества работников.

Чтобы начать отчитываться по электронным каналам связи, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись сертификат ЭП. Также необходимы программы для криптографической защиты информации СКЗИ и для формирования и отправки отчетности. Наконец, услуги связи будет оказывать специальный оператор. Обычно все необходимое можно сделать у спецоператора, то есть и получить ЭП, и купить право пользования программами.

Получается, чтобы использовать электронные документы персонифицированного учета, понадобится затратить дополнительные средства, что, безусловно, является минусом для компаний. Использование электронных документов для установления факта работы При рассмотрении трудовых споров суды чаще исследуют бумажные документы, подтверждающие факт осуществления работником трудовой деятельности у работодателя.

При отсутствии таких документов суды зачастую вставали на сторону работодателя. Однако в решении Фрунзенского районного суда г. Сотрудник работал в организации 2 года без надлежащего оформления трудовых отношений; ни одного письменного документа кроме бейджика без печати на руках у него не имелось; после конфликтного увольнения работника документы, находящиеся у работодателя, исчезли.

Таким образом, электронные документы на практике принимаются судами в совокупности с другими доказательствами. Электронные документы для подсчета пенсионного стажа Согласно постановлению Правительства РФ от Периоды работы и или иной деятельности, выполнявшиеся на территории Российской Федерации лицами, застрахованными в соответствии с законодательством Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании. Иные периоды ст. Правила изданы Правительством Российской Федерации в соответствии с полномочиями, предоставленными п.

Согласно ТК РФ основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца ст. Попытка оспорить неработающую норму тоже не удалась см. При этом суды в качестве документов, подтверждающих стаж для получения пенсии, часто используют только бумажные документы. Так, Апелляционным определением Красноярского краевого суда от Таким образом, подтверждение работником своего трудового стажа путем предоставления электронных документов не всегда приводит к положительному результату.

Эксперименты Минтруда: как кадровый документооборот становится электронным

В России начался эксперимент по переводу в электронный вид кадровых документов. Кроме того, власти планируют уже в этом году подготовить законопроект об электронных трудовых книжках. Эксперимент будет проводиться в четыре этапа. На первом подготавливаются проекты и утверждаются локальные НПА; устанавливается взаимодействие с профсоюзными организациями или иными представителями работников. На втором этапе происходят разработка корпоративных информационных систем и, при необходимости, их техническая подготовка. На третьем в организациях участников эксперимента будут проведены установленные для каждой компании виды работ с документами в электронном виде. В частности, по новым правилам будут происходить оформление отпусков и служебных командировок; извещение работников о составных частях заработной платы; ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска; ознакомление работников с локальными нормативными актами ; предоставление сотрудникам документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости и иные виды работ.

Кадровый документооборот: какие нововведения ожидаются в данных для проверки кадровых документов в электронном виде.

Кадровый документооборот: какие нововведения ожидаются в 2020 году?

Как известно, кадры решают все. А можем ли мы решить все вопросы, связанные с кадровой документацией, с помощью ЭДО? Использование электронных документов далее — ЭД в кадровом документообороте — один из наиболее спорных моментов в законодательстве РФ. С одной стороны, законодатель расширяет область применения ЭД в официальных отношениях, с другой, намекает на ограничения использования ЭД в некоторых областях. К таковым относятся и отношения между работодателем и работником. Рассмотрим, какие привилегии и ограничения имеют обе стороны трудовых отношений в случае использования ими ЭД. Напомним, что Распоряжением Правительства РФ от В соответствии с ним Минтруд РФ, Минкомсвязь РФ, Минэкономразвития РФ должны были разработать предложения о внесении изменений в законодательство РФ по вопросам кадрового документооборота в электронном виде в 1 квартале года.

Электронный кадровый документооборот: все про эксперимент

Правда, пока в экспериментальном порядке. Законопроект об этом разработал минтруд и направил на рассмотрение в правительство документ есть в "РГ". Как пояснили "РГ" в минтруде, цель документа - отработка механизмов ведения документов в электронном виде без дублирования на бумагу и подготовка предложений поправок в законы. Пока нормативная база не готова к массовому переходу на электронный кадровый документооборот. Цена усиленной квалифицированной электронной подписи еще высока и должна быть снижена.

Предусматривается, что в рамках эксперимента отобранные работодатели далее — работодатель должны будут осуществить следующие мероприятия:.

Как сделать кадровые документы цифровыми

Разве это новая идея? Законопроект об использовании электронных документов при оформлении трудовых отношений был разработан Минэкономразвития России ещё в году. Внедрение безбумажного взаимодействия могло бы устранить эту неэффективность. Предполагалось, что электронную подпись на кадровых документах можно будет использовать при выполнении следующих условий: принят локальный нормативный акт работодателя, определяющий порядок использования электронной подписи; работник письменно ознакомлен с данным локальным нормативным актом; работодатель принял организационно-технические меры для использования электронной подписи установил порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов и обеспечил целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью. При этом в законопроекте за работниками сохранялось право отказа от использования электронной подписи ЭЦП , а также был ограничен перечень документов, подписываемых ЭЦП, с целью защиты прав сотрудников.

Бумага не стерпела

Правила его проведения регламентированы Приказом от В нем, в частности, сказано, что новые правила работы опробуют на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя. Среди их задач было:. По информации Минтруда от Вот на какие проблемы указал бизнес:. Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы.

Перевод массива кадровых документов в электронную форму позволит Хранение сведений в электронном виде более надёжно.

Кадровые документы в электронном виде

.

Минтруд готовит очередной эксперимент по электронному документообороту

.

.

«Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид?

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Валентин

    А как же норма закон обратной силы не имеет , из которой следует, что вносимые изменения в законодательство не распространяются на правоотношения и факты, случившееся до ввода в действие нового закона?

  2. talppubmita

    Да вы ОПТИМИСТ! Наверное забыли в какой стране живёте.??

  3. apmonca86

    Я занимался боксом, а меня искали по дурацкой ст типа я в интернете назвал одну мадам шалавой, короче меня подали в розыск! а потом задержали в кафе и пытался спровоцировать драку, я это понял хотя я мог их раскидать и позволил меня избить, в итоги я попал в больницу с черепно мозговой. травмой и ушибы, в итоги дело закрыли а этого оленя уволили! а эта мадам свалила чтоб не мараться в этом дерьме!